Online- und Hybrid Event
Digital Event
Online-Events sind Live-Events im digitalen Raum. Mit ihnen besteht die Möglichkeit, Zielgruppen nahezu unbegrenzt und ortsunabhängig, national und international zu erweitern sowie zeitgleich und gleichwertig zu erreichen. Online-Events bieten vielfältige, skalierbare Möglichkeiten, die Teilnehmer aktiv in das Geschehen einzubinden – sie zu beteiligen. Online-Events haben einen sehr geringen CO2-Fußabdruck und sind deswegen Events mit einer ökologischen Ausrichtung. Durch eine professionelle Dramaturgie, wechselnde und kurzweilige Präsentationsformate, gezielten Medieneinsatz sowie die Möglichkeit, definierte inhaltliche Parts vorzuproduzieren, können die Wirksamkeit der zu vermittelnden Inhalte, die Effektivität in der Vorbereitung sowie die Durchführungssicherheit gesteigert werden.
Die Wirksamkeit von Online-Events kann darüber hinaus leicht durch systematische Evaluierung wie Pre- und Postmessung sowie die Messung von Aktivierungsraten während des Events exakt belegt werden. Online-Events sind zumeist auch ökonomische Events. Einem Mehr an Investition in die Aufbereitung der Inhalte, die mediale Inszenierung und die Vorbereitung steht ein Weniger an Reisekosten, Catering und Übernachtungskosten gegenüber. Online-Events haben aber auch einen großen Nachteil: Es fehlt die Möglichkeit zur so wichtigen physischen Begegnung, dem unmittelbaren Austausch, Networking und Socializing. Das Spektrum von Online-Events ist groß: von Managementtagungen über Produkteinführungen, Verbands-Meetings, Kongressen bis zu Sales-Konferenzen mit Kunden aus der ganzen Welt.
Hybride Events
Ein Hybrid Event ist eine Veranstaltung, bei dem ein persönliches Live-Erlebnis in Präsenz mit einer Online-Komponente kombiniert wird. In diesem Sinne ist das Hybrid Event, wie es oft landläufig bezeichnet wird, das Beste aus zwei Welten – besser beschrieben: die perfekte Kombination! Es geht nicht um den einzelnen Teilnehmer oder Gast, sondern um das Konzept der Veranstaltung – mit zwei Komponenten, die unter Umständen zeitgleich stattfinden und damit Menschen im realen wie auch im virtuellen Raum fokussieren. Professionell gemachte Hybrid Events ermöglichen es, die wesentlichen Vorteile von Onsite- und Online-Events zu verbinden. Das heißt, dass die problemlose Erhöhung der Reichweite und die Interaktion bei Online-Events mit der wichtigen Möglichkeit zum direkten Networking und Socializing verbunden werden. Weiterhin ergibt sich eine hervorragende Skalierbarkeit in Bezug auf selektierte Teilnehmerkreise und die korrespondierenden Inhalte. So können beispielsweise ausgewählte Stakeholder, Expertenkreise, Hierarchielevel und Funktionen nur zu bestimmten Themen – online – hinzugenommen werden.
9 Erfolgsfaktoren für die Konzeption erfolgreicher Online- und Hybrid Events
1. Set-up
Erfolgreiche Online-Events beginnen vor dem Event. Wer die Teilnehmer vor dem Online-Event aktiviert und involviert, legt den Grundstein für den Erfolg. Unterstützend wirken der Einsatz von Event-Apps, Chat-Funktionen, Meinungs- und Interessenabfragen, Video/-Statements mit dem Ziel der Involvierung der Teilnehmer bereits im Vorfeld.
2. Klare User-Journey
Eine zentrale Rolle nimmt die klare User-Journey ein. Sie zu definieren führt zu einer ganzheitlichen Betrachtung der Veranstaltung, ihrer Zielgruppen/Stakeholder sowie der allgemeinen und speziellen Anforderungen. Der Zugang zum Event (Authentifizierungsprozess) sowie alle Tools des Events (vom Stream mit Interaktionsmöglichkeiten bis hin zu virtuellen Breakouts und der Event-App) müssen für die Benutzer einfach zu verstehen und zu bedienen sein.
3. Fokus auf Interaktion, Informationsaustausch und Gemeinschaftserlebnis
Online-Events dürfen keine Einwegkommunikation sein. Sie gleichen auf den ersten Blick einem TV-Format – sind es aber nicht. Die zielgerichtete Aktivierung und Involvierung der Teilnehmer, die Interaktion, der Informationsaustausch und das Gemeinschaftserlebnis bilden die Erfolgsfaktoren der onlinebasierten Kommunikation.
4. Content ist und bleibt KING – aber auf den Punkt
Hochwertige Inhalte fesseln die Teilnehmer, begeistern und motivieren sie zu Handlungen. Wer prägnante und abwechslungsreich aufbereitete Inhalte liefert, erhöht die Aufmerksamkeit bei seinen Teilnehmern. Merkfähige Botschaften sind gute Botschaften. Sie können verstanden und gelebt werden. So bleibt das Online-Event spannend und in den Köpfen der Menschen.
5. Die Dramaturgie
Grundsätzlich gilt: Erst das „Was“, dann das „Wie“! Zunächst müssen also die Kommunikationsziele, die Kernbotschaften (maximal fünf), die Inhalte und die Akteure definiert werden. Erst dann folgt die kreative Umsetzung. Die richtige Mischung aus Reden, Panels, Videos, Interaktion, Gamification und emotionalisierenden Momenten ist wichtig für den Erfolg des Events. Die Entwicklung der Dramaturgie eines Online-Events folgt dabei eher der eines Drehbuchs. Der wesentliche Unterschied zu Onsite-Events ist das Denken in Szenen, Kameraeinstellungen und Teilnehmer-Interaktionen. Auch der Regisseur muss rechtzeitig mit eingebunden werden.
6. Andere Zeiten – andere Sitten
Merke: Die Dauer eines Online-Events sollte vier Stunden pro Tag nicht überschreiten. Nach jeweils 60 Minuten ist eine Pause einzuplanen. Bereits nach 20 Minuten sinkt die Aufmerksamkeit der Teilnehmer rapide. Spätestens dann sollte ein Formatwechsel erfolgen. Ein Vortrag sollte zwischen sieben und maximal 15 Minuten dauern. Ein Medienwechsel wie ein Filmeinspieler oder eine Interaktion sollte bereits nach spätestens zehn Minuten erfolgen.
7. Professionelle Technik als Basis
Alles muss stimmig sein und technisch einwandfrei funktionieren.
Der Satz „Häufig sitzt das Problem vor dem Bildschirm“ hat sich bei der Durchführung von Online-Events als wahr herausgestellt. Dennoch gilt das besondere Augenmerk der gesamten technischen Architektur inklusive der Streamingtechnologie des Online-Events. Teilnehmer, die sich nicht einloggen können, sind wie Teilnehmer, die bei einem Onsite-Event vor verschlossener Tür stehen, während drinnen die Veranstaltung läuft: Nicht gut. Deswegen verdient auch der Empfänger und dessen IT-Umgebung besondere Aufmerksamkeit.
8. Überraschende haptische Momente
Bei der inhaltlichen Ausgestaltung des Formats ist auf Details und Überraschungsmomente zu achten. Wie im Real Life nimmt der WOW-Effekt auch bei Online-Events eine wichtige Rolle ein. Wenn Teilnehmer während des Online-Events auch offline begeistert werden, werden Momente der emotionalen Bindung geschaffen. Per Post verschickte Give-aways könnten das sein. Aber auch noch viele andere kreative Ideen.
9. Follow-up-Möglichkeiten nutzen
Online-Events ermöglichen es, von Informationen und Gedankenanstößen der Teilnehmer zu profitieren. Auch die Nutzung der Interaktionsmöglichkeiten und die Messbarkeit der Aktivierungsrate geben Auskunft über die Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Ein gut durchdachter und geführter Dialog hält die Menschen auch nach Ende des Events bei der Stange.
Multi-Hub Streaming
Das Multi-Hub-Streaming beschreibt eine Art invertiertes Hybrid-Event. Die Idee dabei ist, die Inhalte entweder von einem zentralen Event-Studio aus in mehrere Locations zu „senden“ oder verschiedene Event-Locations (Hubs) als gleichberechtigte Event-Studios agieren zu lassen. In jeder Location versammeln sich Teilnehmergruppen. Sie empfangen den Live-Stream. Gleichzeitig können sie sowohl von Location zu Location interagieren als auch in ihrem jeweiligen Hub in physische Interaktion mit den Anwesenden treten. Multi-Hub-Streamings bieten sich insbesondere an, wenn es beispielsweise darum geht, verschiedene Regionen oder Niederlassungen in ein Event einzubinden und dabei gleichzeitig in den Regionen/Funktionen an bestimmten Themen in physischer Präsenz zu arbeiten. Sie sind auch erste Wahl, wenn Limitierungen in Bezug auf Gruppengrößen für das physische Zusammentreffen oder Reisebeschränkungen bestehen. Multi-Hub-Streamings erfordern deutlich größeren technischen sowie organisatorischen und damit finanziellen Aufwand, da jeder Hub als eigene Event-Location zu betrachten ist.
Virtuelle Expo/Eventplattform
Eine virtuelle Messe oder auch Web- bzw. Online-Messe ist eine Messe, die im digitalen Raum stattfindet und daher nicht ortsgebunden ist. Der Begriff „virtuell“ findet bei Online-Messen zu Recht Verwendung. Virtuelle Messen basieren auf einem digitalen, am Computer geschaffenen Abbild der Realität (Virtuelle Realität = VR) konventioneller Messen vor Ort. Der 3-D-Datenraum ersetzt also den realen, physischen Raum bis hin zur Einbindung von 3-D-Avataren. Aussteller und Besucher haben dabei grundsätzlich die gleichen Interessen wie bei einer konventionellen Messe: einen vergleichenden Marktüberblick zu erhalten, das eigene Unternehmen bekannter zu machen sowie Waren und/oder Dienstleistungen zu kaufen bzw. verkaufen. Die Interaktion im Messezeitraum wird dabei online ermöglicht. Das geht von Vorträgen und Seminaren bis hin zu One-to-One-Videokonferenzen.
